Die nachstehenden Hinweise dienen dazu, Sie über wesentliche datenschutzrechtliche Aspekte bei der Bewerbung für einen Medizinstudienplatz zu informieren. Das Hessische Landesamt für Gesundheit und Pflege (HLfGP) schützt Ihre Daten, indem es seine IT-Systeme durch geeignete prozess- und verfahrensübergreifende technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik im Sinne von Artikel 32 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) im Hinblick auf den Verarbeitungszweck sichert.
Mit der Bewerbung willigen Sie in eine elektronische Datenverarbeitung – auch personenbezogener Daten – im Zusammenhang mit dem Bewerbungs- und Auswahlverfahren für die Vorabquoten im Hochschulzugang für das Studium der Humanmedizin ein.
Verantwortliche Stelle
Hessisches Landesamt für Gesundheit und Pflege
Die Präsidentin
Heinrich-Hertz-Straße 5, D-64295 Darmstadt
Telefon: +49 (0)611 3259 - 1000
E-Mail:
poststelle@hlfgp.hessen.de
Internet:
www.hlfgp.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster
Datenschutzbeauftragter
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Postfach 12 01 42, D-64238 Darmstadt
Telefon: +49 (0)611 3259 - 1000
E-Mail:
datenschutz@hlfgp.hessen.de
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG), Gesetz zur Sicherung der hausärztlichen Versorgung und des Öffentlichen Gesundheitsdienstes (GHVÖG), Verordnung zur Sicherung der hausärztlichen Versorgung und des Öffentlichen Gesundheitsdienstes
Verarbeitungszweck und Empfänger
Es werden unter anderem personenbezogene Daten ausschließlich zum Zwecke der Teilnahme am Bewerbungs- und Auswahlverfahren erhoben, verschlüsselt übermittelt, automatisiert und manuell verarbeitet, gespeichert sowie gelöscht. Eine Datenweitergabe an oder ein Datenaustausch mit Dritten erfolgt grundsätzlich nicht. Ausgenommen davon sind:
- Auswahlkommission (nach § 7 Abs. 2 S. 3 GHVÖG)
- Medizinführende hessische Universitäten Frankfurt am Main, Gießen und Marburg (zurzeit die Universität Gießen, ausschließlich zur Durchführung der zweiten Stufe des Auswahlverfahrens nach § 7 Abs. 4 S. 1 und 4 GHVÖG einschließlich etwaiger Jurorinnen und Juroren)
- Stiftung für Hochschulzulassung (Datenübermittlung nach der Auswahlentscheidung ausschließlich für das Zentrale Vergabeverfahren für die zuzulassenden Bewerberinnen und Bewerber mit insbesondere folgenden Daten: Angabe Vorabquote, Bewerber-ID (BID), Name, Vorname(n), Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, ggf. abweichender Geburtsname, Studienort)
- Medizinführende hessische Universitäten (siehe zuvor, ausschließlich – pseudonymisiert oder anonymisiert – zur wissenschaftlichen Begleitung sowie zur Prozess- und Ergebnis-Evaluation)
- Zuständige Stellen anderer Bundesländer (ausschließlich bedarfsweise bei der Studienplatzvergabe für den Fall von Mehrfachbewerbungen)
- Rechnungshof des Landes Hessen (bei Prüfungen)
- Rechtsmittelverfahren (ausschließlich an bevollmächtigte Rechtsanwälte und zuständige Gerichte)
- Hessisches Ministerium für Familie, Senioren, Sport, Gesundheit und Pflege (im Rahmen der Fachaufsicht)
- Hessisches Ministerium für Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur (ausschließlich bedarfsweise im Zusammenhang mit ausländischen Abschlüssen oder Beruflich Qualifizierte)
Art der personenbezogenen Daten
Das HLfGP erhebt, verarbeitet, speichert und löscht nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen in der ersten Stufe des Auswahlverfahrens folgende Daten:
Angaben zur Person (* Pflichtangaben)
Vorname(n) *, ggf. Rufname, Familienname *, ggf. abweichender Geburtsname, ggf. Namenszusätze/Titel, Geburtsdatum *, Geburtsort *, Geschlecht *, Schwerbehinderung, Staatsangehörigkeit *, Identitätsnachweis (Personalausweis oder Reisepass, Nr.) *, gegebenenfalls gesetzliche Vertretung
Kontaktdaten (* Pflichtangaben)
Straße *, Hausnummer *, ggf. Adresszusatz, Postleitzahl *, Ort *, Land/Staat *, Bundesland *, E-Mail-Adresse *, Telefon *
Studienplatzquote und Studienort (* Pflichtangaben)
Bewerbung für (Vorabquote) *, Studienortpräferenz *, Bewerbung(en) in anderen Bundesländern *
Qualifikationen und Tätigkeiten (* Pflichtangaben)
Bewerber-ID (BID) *, tabellarischer Lebenslauf *, Hochschulzugangsberechtigung (HZB) *, Deutschkenntnisse *, fachspezifischer Studieneignungstest (TMS), abgeschlossene Berufsausbildung, Berufstätigkeit(en), praktische und ehrenamtliche Tätigkeiten *
Erklärungen und Einwilligungen (* Pflichtangaben)
Wissenschaftliche Begleitung und Evaluation *, Bewerbungsdaten und -unterlagen *, Verpflichtungen *, Erklärung zum Prüfungsanspruch *, Versicherung zur Immatrikulation an anderen Hochschulen *
Die Auswahlkommission oder das von ihr gegebenenfalls bevollmächtigte Auswahlgremium der Universitäten erhebt, verarbeitet, speichert und löscht nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen in der zweiten Stufe des Auswahlverfahrens überdies insbesondere folgende Daten: Sprache/Mimik/Gestik, Punktewertung im Rahmen der schriftlichen Dokumentation des Auswahltermins (Protokoll), Informationen bei besonderen Vorkommnissen (beispielsweise bei krankheitsbedingtem Abbruch eines Auswahltermins, etwaigen Befangenheiten von Mitgliedern der Auswahlgremien oder in Streitfällen), Verbindungsdaten und technische Moderation des verwendeten audiovisuellen Videokonferenzsystems (ohne dauerhafte Aufzeichnung der Auswahltermine)
Hosting
Die Leistungen für das Onlineformular erbringt die OZG Forms & Services GmbH, Hessenallee 1, 14052 Berlin, Deutschland, selbst oder durch ausgewählte Subunternehmer ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Alle erhobenen Daten werden auf diesen Servern verarbeitet. Der mit dem Anbieter geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag stellt den Schutz der Daten sicher und untersagt eine unberechtigte Weitergabe an Dritte.
Friendly Captcha
Das Onlineformular nutzt „Friendly Captcha“ der Friendly Captcha GmbH, Am Anger 3-5, 82237 Wörthsee, Deutschland. Damit soll überprüft werden, ob die Dateneingabe durch einen Menschen oder – missbräuchlich – durch ein automatisiertes Programm erfolgt. Hierzu analysiert Friendly Captcha das Nutzerverhalten anhand verschiedener Merkmale und wertet zur Analyse verschiedene Informationen aus (zum Beispiel anonymisierte IP-Adresse, Referrer, Besuchszeit etc.). Weitere Informationen hierzu sind unter
https://friendlycaptcha.com/legal/privacy-end-users/Öffnet sich in einem neuen Fenster zu finden.
Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Unterrichtung, das Recht auf Datenübertragbarkeit und ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Artikel 16, 17, 18, 19, 20 und 21 DS-GVO). Bei der Verantwortlichen Stelle (siehe oben) erhalten Sie auf Wunsch jederzeit Auskünfte zu den zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Auskunftsrecht, Artikel 15 DS-GVO). Darüber hinaus steht Ihnen der Beschwerdeweg bei einer Aufsichtsbehörde offen (Beschwerderecht, Artikel 77 DS-GVO):
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
E-Mail:
poststelle@datenschutz.hessen.de
Internet:
https://datenschutz.hessen.de/service/beschwerde-uebermittelnÖffnet sich in einem neuen Fenster
Telefon: +49 (0)611 1408 - 0
Dauer der Speicherung
Die Speicherung personenbezogener Daten richtet sich nach der jeweiligen Rechtsgrundlage, dem Verarbeitungszweck sowie – soweit einschlägig – zusätzlich nach Aufbewahrungspflichten, beispielsweise nach dem Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen (Aktenführungserlass – AfE), etwaigen Verjährungs- oder Vertragsfristen.
Im Bewerbungsportal eingegebene Daten sowie hochgeladene Dokumente werden vom Formularserver automatisch zwei Wochen nach Ende des jährlichen Bewerbungszeitfensters (mithin ca. 15. März eines jeden Jahres) gelöscht. Daten aus einem Bewerbungs- und Auswahlverfahren werden vom HLfGP grundsätzlich ein Jahr nach dessen Abschluss gelöscht, bei anhängigen Rechtsbehelfsverfahren im Einzelfall nach deren Abschluss. Daten des ausgewählten Bewerbungskreises werden sechs Monate nach Vertragsende gelöscht.
Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten
Die personenbezogenen Daten sind für die Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens einschließlich der Auswahlentscheidung erforderlich. Sofern sie nicht vorliegen, können oder müssen Bewerbungen, die nicht alle erforderlichen Angaben, Nachweisdokumente etc. beinhalten, vom Bewerbungs- und Auswahlverfahren ausgeschlossen werden.
Internetangebot
Datenschutzrelevante Hinweise zu den Internetseiten des HLfGP finden Sie
hier.